Hướng dẫn chi tiết cách khai thác và phát triển LEAD - khách hàng tiềm năng cho chủ sàn bất động sản

Hướng dẫn chi tiết cách khai thác và phát triển LEAD - khách hàng tiềm năng cho chủ sàn bất động sản

Giới thiệu về Lead và Phễu bán hàng bất động sản

Quá trình từ lead (khách hàng tiềm năng) đến khách hàng thực sự trong bất động sản có thể ví như việc “nuôi dưỡng mối quan hệ” theo dạng phễu bán hàng (sales funnel). Mỗi giai đoạn trong phễu (từ gây ấn tượng ban đầu đến chốt giao dịch) đều quan trọng trong việc thu hút, tương tác và chuyển đổi khách hàng tiềm năng. Ở giai đoạn đầu, Lead mới chỉ quan tâm và tìm hiểu, chúng ta cần gây ấn tượng để họ lưu tâm. Như một nhà làm vườn tận tụy, môi giới cần chăm sóc Lead đều đặn, theo dõi nhu cầu của họ để giúp họ “lớn lên” thành khách hàng trong tương lai. Một phễu được xây dựng tốt sẽ giúp quản lý Lead hiệu quả, tăng khả năng cá nhân hóa tương tác và thúc đẩy chốt đơn.

Tạo ấn tượng thu hút khách hàng (Awareness)

Giai đoạn đầu tiên là tạo ấn tượng mạnh mẽ để Lead chú ý. Các chủ sàn và môi giới có thể áp dụng các chiến thuật như:

• Nội dung giá trị: Xuất bản bài blog, bản tin, báo cáo thị trường, hướng dẫn khu vực hoặc video về xu hướng bất động sản địa phương. Những nội dung này nêu bật hiểu biết chuyên sâu của bạn về thị trường và thu hút sự chú ý.

  • Ví dụ, bài viết phân tích xu hướng giá nhà khu vực, video tham quan nhà mẫu, hoặc ebook chia sẻ kinh nghiệm mua nhà đều có thể kích thích sự tò mò của khách hàng.

• Tối ưu hóa SEO và quảng cáo: Chạy quảng cáo tập trung (Facebook, Google) và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm để đưa khách hàng tiềm năng đến trang web của bạn. Nhiều khách hàng tìm bất động sản qua Internet; việc cải thiện SEO và sử dụng từ khóa liên quan sẽ giúp sàn bất động sản của bạn nổi bật và thu hút traffic chất lượng.

• Nội dung gây “wow”: Sử dụng hình ảnh chất lượng cao, video cuốn hút, tiêu đề hấp dẫn và phong cách thân thiện. Đôi khi một video ngắn với hiệu ứng ấn tượng hoặc một câu hỏi khơi gợi sẽ khiến Lead thích thú tương tác. Tuy nhiên, hãy đảm bảo nội dung luôn phù hợp và có giá trị thay vì chỉ “câu view” đơn thuần.

Các chiến lược trên giúp tạo dấu ấn đầu tiên tích cực với Lead. Theo báo cáo, một phễu bán hàng hiệu quả cần thiết kế các giai đoạn nhằm giải quyết nhu cầu của khách hàng ở mỗi bước, từ nhận thức đến quyết định mua. Khi Lead biết đến bạn và có ấn tượng ban đầu tốt, họ sẵn sàng bước vào giai đoạn tương tác tiếp theo.

Kết nối và xây dựng mối quan hệ ban đầu với Lead

Sau khi Lead đã chú ý, bước tiếp theo là kết nối thành công – tức là Lead cung cấp thông tin liên hệ hoặc chủ động theo dõi bạn. Bạn có thể khuyến khích Lead kết nối bằng:

• Đề nghị đổi chác thông tin (Lead Magnet): Tặng ebook hướng dẫn mua/bán nhà, danh sách bất động sản mới, hội thảo trực tuyến, tư vấn miễn phí,... để Lead sẵn sàng chia sẻ email, số điện thoại hoặc kết bạn Zalo, Facebook. Ví dụ, offer một báo cáo thị trường độc quyền nếu họ để lại email sẽ giúp chuyển đổi người xem thành Lead thực.

• Thiết lập hệ thống CRM: Đảm bảo mọi lead từ website, mạng xã hội, quảng cáo đều được tự động lưu vào CRM. Sau đó, gọi điện cho Lead càng sớm càng tốt, hoặc nhắn tin văn bản/kênh chat (Zalo, Messenger) để bắt đầu câu chuyện. Nhiều chuyên gia khuyến nghị: ngay khi Lead đăng ký, hãy gọi điện xác nhận hoặc nhắn tin cảm ơn kèm lời hỏi thăm nhanh, cho thấy bạn chủ động và chuyên nghiệp.

• Phân loại Lead: Ngay từ đầu, hãy phân nhóm lead theo nguồn gốc, mức độ quan tâm (nóng/lạnh), loại hình (mua hay bán), v.v. Việc này giúp bạn theo dõi và chăm sóc đúng người đúng cách. Ví dụ, Lead “nóng” đang cần mua nhanh thì cần ưu tiên liên lạc thường xuyên hơn.

Giai đoạn này chủ yếu là tạo kết nối ban đầu và thiết lập giao tiếp. Khi Lead đồng ý kết nối, hãy bắt đầu trò chuyện giản dị, thân thiện như một cuộc trao đổi “mở đầu”. Đừng vội giới thiệu sản phẩm ngay từ đầu, mà chỉ tìm hiểu sơ bộ nhu cầu của họ, tạo thiện cảm và hẹn gặp sau nếu cần.

Tương tác và nuôi dưỡng Lead data Khách hàng

Khi đã kết nối được với Lead, công việc tiếp theo là tương tác thường xuyên và cung cấp giá trị qua từng tiếp xúc (touchpoint). Mục tiêu là khiến Lead nhớ đến bạn và cảm thấy được quan tâm, đồng thời tránh làm họ “nhàm chán” hoặc bị “spam”. Cụ thể:

• Nội dung tương tác đa dạng: Gửi email, nhắn tin hoặc đăng bài xã hội với các nội dung thu hút: hình ảnh/video về bất động sản đẹp, tin tức thị trường, cập nhật dự án, bài phân tích chuyên sâu hoặc hỏi ý Lead. Ví dụ, bạn có thể làm video tham quan nhà mới, post hình ảnh “hot listing” kèm hỏi liệu Lead có quan tâm, hoặc chia sẻ dữ liệu thống kê giá nhà vừa cập nhật. Càng tạo sự tò mò và giá trị, Lead càng tương tác nhiều hơn. Theo Colibri Real Estate, việc tạo các nội dung qua video và mạng xã hội (cập nhật thị trường, testimonial, hậu trường) là cách mạnh mẽ để xây dựng niềm tin và nhận diện thương hiệu trong khu vực.

• Tính cá nhân hóa và đa kênh: Hãy cá nhân hóa từng tương tác dựa trên nhu cầu của Lead. Thay vì gửi cùng một tin khuyến mãi cho tất cả, chia nội dung theo nhóm: ví dụ, nhóm khách mua nhà liền, nhóm đầu tư bất động sản, nhóm mua condotel... Việc này giúp thông điệp phù hợp và tạo cảm giác bạn hiểu họ. Ngoài ra, hãy dùng đa kênh: email, Zalo/Whatsapp, cuộc gọi điện, SMS, tin nhắn mạng xã hội. Việc sử dụng nhiều kênh giúp tiếp cận Lead mọi lúc, nhưng tránh trùng lặp nội dung quá nhiều.

• Giữ tần suất đều đặn, không spam: Theo khuyến cáo, duy trì tương tác đều đặn là cần thiết, nhưng phải cẩn thận để không làm Lead cảm thấy bị “dội bom” thông tin. Ví dụ, có thể lên lịch gửi email 1–2 lần/tuần, xen kẽ với việc gọi điện hoặc nhắn tin hỏi thăm vài tuần một lần. Mục tiêu là hiện diện liên tục trong tâm trí họ mà không gây phiền. Bất kỳ nội dung nào bạn gửi đi cũng phải thật sự hữu ích – chia sẻ thông tin thị trường mới, mẹo mua/bán nhà, lời khuyên đầu tư, hoặc những cơ hội mới. Khi cung cấp giá trị chân thực, lead sẽ cảm thấy được tôn trọng và gắn bó hơn.

Ví dụ cụ thể: Bạn có thể lập một chuỗi email tự động (drip campaign) với các chủ đề khác nhau theo tuần hoặc tháng (ví dụ: Tuần 1 – phân tích giá nhà theo khu vực; Tuần 2 – hướng dẫn hồ sơ vay ngân hàng; Tuần 3 – tin tức dự án mới; Tuần 4 – mời hội thảo online). Kèm theo đó, trên mạng xã hội, bạn đều đặn đăng các bài viết và hỏi những câu tương tác như “Bạn thấy căn nhà mẫu này thế nào?”, “Bạn quan tâm loại hình căn hộ nào nhất hiện nay?”. Điều này không chỉ duy trì tương tác mà còn giúp bạn hiểu thêm mối quan tâm của khách.

Tăng niềm tin và uy tín với khách hàng tiềm năng

Khi Lead đã có tương tác thường xuyên, bước tiếp theo là xây dựng niềm tin vững chắc. Đây là chìa khóa để họ quyết định chọn bạn khi mua hoặc bán nhà. Một số cách tăng cường độ tin cậy gồm:

• Chia sẻ thành tựu và câu chuyện khách hàng thành công: Đăng hình ảnh hoặc video về các giao dịch thành công, lời cảm ơn từ khách hàng cũ.

  • Ví dụ: “Anh A vừa mua căn hộ XYZ với sự hỗ trợ của chúng tôi”, kèm hình chụp niềm vui của khách hàng. Những testimonials như vậy tạo niềm tin ngay lập tức. Khách hàng mới nhìn vào sẽ thấy rằng nhiều người đã thành công với bạn, khiến họ yên tâm hơn.

• Cho thấy chuyên môn và góc nhìn khác biệt: Viết hoặc quay video phân tích thị trường một cách sâu sắc, chỉ ra những điểm mà đối thủ chưa nhắc tới. \

  • Ví dụ: “Tại sao giá nhà Quận 7 sẽ tăng 10% năm tới dựa trên quy hoạch giao thông?” hay “Lợi ích khi mua chung cư mới so với nhà cũ”. Qua đó, bạn thể hiện mình am hiểu và có quan điểm riêng, dẫn dắt khách hàng tin tưởng vào phân tích của bạn. Các nội dung phân tích chuyên sâu, nghiên cứu thị trường kết hợp kể chuyện là cách tuyệt vời để làm tăng kết nối và niềm tin.

• Chân thành và trung thực: Luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu trong mọi khuyến nghị. Nếu một sản phẩm hay dự án nào đó không phù hợp, hãy sẵn lòng khuyên họ xét tới lựa chọn khác. Sự thẳng thắn và chuyên nghiệp sẽ làm nổi bật hình ảnh thương hiệu cá nhân bạn. Khách hàng thường nhận thấy khi môi giới quan tâm thực sự tới họ chứ không chỉ “bán” cho xong, và điều này gia tăng niềm tin rất nhiều.

• Xây dựng thương hiệu cá nhân: Sử dụng mạng xã hội, blog cá nhân, hoặc các sự kiện mà bạn làm đơn vị tổ chức để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, gần gũi. Ví dụ: bài chia sẻ kinh nghiệm, livestream trả lời các thắc mắc về pháp lý nhà đất. Khi khách hàng thấy hình ảnh nhất quán, chuyên nghiệp của bạn trên nhiều kênh, họ sẽ nhớ tới bạn như một chuyên gia uy tín.

Việc kiên trì truyền đạt chuyên môn và những thành tựu thực tế qua nhiều kênh sẽ khiến Lead càng ngày càng tin tưởng. Một khi niềm tin được củng cố, họ sẽ dễ dàng chuyển sang giai đoạn đặt lịch hẹn hoặc ký hợp đồng với bạn hơn.

Chuyển đổi Lead khách hàng tiềm năng thành khách hàng giao dịch

Giai đoạn này là chốt giao dịch (conversion) – khi Lead quyết định trở thành khách hàng chính thức. Khi Lead đã đủ tin tưởng và quyết tâm, bạn chỉ còn việc giúp họ hoàn thành giao dịch một cách suôn sẻ. Công việc của môi giới lúc này bao gồm:

• Hỗ trợ thủ tục và đàm phán: Hướng dẫn khách ký hợp đồng, hoàn tất thủ tục pháp lý, và đứng ra thương lượng giá hoặc điều khoản. Nhiệm vụ của bạn là làm cho quá trình mua/bán diễn ra dễ dàng và minh bạch nhất.

• Giải quyết khúc mắc cuối cùng: Chú ý lắng nghe mọi thắc mắc, lo lắng của khách trước khi đặt bút ký. Có thể là về giá, cách thanh toán, thời hạn giao nhà. Cung cấp thông tin (ví dụ: so sánh bảng giá, phân tích lợi nhuận hoặc rủi ro) để họ tự tin hơn. Phân tích kỹ lưỡng, đáp ứng từng câu hỏi sẽ giúp Lead quyết định nhanh chóng.

• Chốt lịch xem nhà hoặc gặp gỡ trực tiếp: Trong nhiều trường hợp, Lead cần được đưa đi xem nhà mẫu hoặc gặp gỡ trực tiếp để ký hợp đồng. Xác nhận lịch hẹn, chuẩn bị tài liệu liên quan và lên lịch gặp đúng giờ chính là những chi tiết chuyên nghiệp tạo thêm tin tưởng.

Khi Lead đã sẵn sàng, bước chuyển đổi chỉ còn mang tính thủ tục. Theo TheClose.com, đây chính là lúc bạn “đã chuyển Lead thành khách hàng” (you’ve converted the lead into a client) và khách ký kết hợp đồng đại diện. Lúc này, hãy chúc mừng bản thân vì thành quả của sự kiên trì và chuẩn bị kỹ lưỡng.

Tăng giá trị và chăm sóc khách hàng (Upsell, Cross-sell)

Ngay cả sau khi bán thành công, quá trình chăm sóc khách hàng vẫn tiếp diễn để tăng giá trị lâu dài và tạo doanh thu mới. Các bước tiếp theo gồm:

• Cung cấp giá trị bổ sung: Sau giao dịch đầu tiên, bạn vẫn nên tiếp tục gửi đến khách hàng cũ những kiến thức chuyên sâu, cơ hội mới. Ví dụ, gửi báo cáo phân tích thị trường định kỳ, gợi ý các cơ hội đầu tư, dự án mới. Có thể thiết lập chiến dịch email tự động qua CRM với nội dung như: thông tin giá mới, ưu đãi vay vốn, hay chia sẻ kinh nghiệm cho thuê bất động sản. Mục tiêu là giữ liên lạc (stay top-of-mind) và tạo “giá trị gia tăng” cho khách.

• Chăm sóc cá nhân để tăng độ thân thiết: Giữ mối quan hệ qua những tương tác mang tính cá nhân cao hơn. Ví dụ: chúc mừng sinh nhật khách bằng quà tặng nhỏ, mời họ tham dự tiệc tri ân khách hàng, hoặc đơn giản là gọi điện hỏi thăm tình hình nhà ở. Những hành động này khiến khách thấy mình được trân trọng hơn. Sự thân mật này thường biến khách hàng cũ thành “khách hàng trung thành” và đem đến nhiều giao dịch tiếp theo.

• Chiến lược Upsell/Cross-sell: Khi khách hàng tin tưởng bạn, hãy đề xuất các dịch vụ hoặc sản phẩm liên quan. Ví dụ, nếu khách mua căn hộ, bạn có thể giới thiệu thêm dịch vụ quản lý cho thuê hoặc bán một căn hộ khác phù hợp. Kỹ thuật này gọi là bán chéo (cross-sell) hoặc nâng cấp (upsell). Việc này không chỉ tăng doanh thu trên mỗi khách hàng mà còn củng cố mối quan hệ bởi khách thấy bạn mang lại giải pháp toàn diện. Nghiên cứu cho thấy bán chéo tăng khả năng khách hàng quay lại và giới thiệu bạn cho người khác – yếu tố then chốt cho thành công dài lâu của môi giới BĐS.

• Theo dõi và đề xuất bổ sung: Dù đã bán nhà, bạn vẫn nên theo dõi xem khách có nhu cầu thêm không. Ví dụ, hỏi thăm nhu cầu cải tạo, đầu tư lân cận, hay thế chấp vay vốn. Nếu có nhu cầu, bạn lại vào vai trò tư vấn – hoặc giới thiệu dịch vụ của đối tác (pháp lý, môi giới khác) – để gia tăng giá trị.

Các chiến thuật này không khác gì việc chăm sóc “khách hàng thân thiết”. Mục tiêu là biến khách cũ thành đại sứ cho bạn: họ giới thiệu khách mới, mua thêm dịch vụ của bạn và mang lại doanh thu ổn định. Việc nuôi dưỡng mối quan hệ dài hạn, kết hợp upsell và cross-sell đúng cách, giúp sàn bất động sản duy trì kết quả bền vững và tối ưu hóa lợi nhuận theo thời gian.

Phân biệt phễu Marketing và Phễu Bán hàng

Nhiều chủ sàn hay nhầm lẫn giữa phễu marketing và phễu bán hàng, nhưng chúng có vai trò khác nhau trong quá trình kinh doanh. Phễu marketing tập trung vào việc tạo nhận thức và thu hút khách hàng tiềm năng ban đầu. Các hoạt động như quảng cáo, PR, SEO là để thương hiệu bạn xuất hiện trước mắt khách (Awareness). Khi khách đã biết đến bạn và bày tỏ quan tâm, phễu bán hàng sẽ tiếp tục công việc theo dõi, nuôi dưỡng và chốt giao dịch. Nói cách khác, phễu marketing giúp nhiều khách hàng tiềm năng biết đến, còn phễu bán hàng giúp đưa lead đó đến ký hợp đồng.

Để rõ hơn: “marketing funnel là để tạo nhận thức và củng cố hình ảnh thương hiệu trước khi khách tiến gần tới quyết định mua; còn sales funnel là khi khách đã biết đến, nhờ đó đội sales mới theo đuổi để hoàn tất thương vụ”. Ví dụ, ở giai đoạn đầu (phễu marketing), bạn chạy quảng cáo Facebook để thu hút lượng lớn người biết tới sàn; khi họ đã thành lead, phễu bán hàng bắt đầu bằng việc tương tác cá nhân, tư vấn chi tiết đến khi dẫn đến chốt hợp đồng. Hiểu rõ sự khác biệt này giúp bạn thiết kế chiến lược đúng: Marketing tập trung mở rộng tầm với, còn Sales tập trung đưa con số về đích.

Học tập không ngừng và tích lũy các mối quan hệ

Bất động sản là thị trường biến động nhanh, vì vậy những người làm sales – đặc biệt là chủ sàn và môi giới – cần liên tục cập nhật kiến thức và tích lũy mối quan hệ. Chỉ có kiên trì học hỏi và rèn luyện mới duy trì được phong độ cao. Mỗi năm, bạn nên tham gia ít nhất một khóa học hoặc hội thảo mới về sales, marketing số (ads), truyền thông, branding hay làm content để áp dụng ý tưởng mới. Song song đó, không chỉ tích lũy số Lead mà quan trọng hơn là tích lũy mối quan hệ với khách hàng hiện tại. Mỗi lần tương tác, mỗi lần trao giá trị đều thêm “điểm cộng” cho quan hệ với khách. Khi nền tảng kiến thức và mạng lưới khách hàng của bạn đủ lớn, bạn sẽ sẵn sàng đón các cơ hội lớn trong chu kỳ tiếp theo của thị trường.

Tóm lại, thành công trong khai thác Lead cần một lộ trình bài bản từ bước tạo ấn tượng đến chốt giao dịch, rồi tiếp tục nuôi dưỡng khách hàng. Đây là công việc tích lũy dần qua thời gian, yêu cầu sự kiên trì và chuyên môn. Tuy nhiên chỉ cần thực hiện đúng khoảng 50% các bước này một cách liên tục, bạn cũng có thể thấy doanh số tăng đột phá chỉ sau vài tháng. Chính vì vậy, đừng ngại đầu tư thời gian và công sức vào chiến lược này – kết quả bền vững sẽ đến với những ai kiên trì hành động và luôn nỗ lực nâng cao bản thân.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

• Lead là gì và quan trọng như thế nào trong bất động sản?
  Lead chính là khách hàng tiềm năng – người có nhu cầu mua/bán nhà nhưng chưa ký hợp đồng. Với sàn BĐS, Lead là nguồn khách hàng quan trọng nhất. Việc thu thập và nuôi dưỡng Lead giúp môi giới biến tiềm năng thành khách hàng thực sự. Nghiên cứu chỉ ra rằng nuôi dưỡng Lead tạo ra ROI cao hơn: các công ty có chiến dịch nuôi Lead thường tăng 45% hiệu quả so với Lead không được chăm sóc.

• Phễu bán hàng gồm những giai đoạn nào?
  Phễu bán hàng trong BĐS thường có 5 giai đoạn: Nhận thức (Lead biết đến bạn), Quan tâm (Lead thể hiện nhu cầu), Cân nhắc (Lead tìm hiểu sâu hơn, so sánh lựa chọn), Chốt đơn (Lead đồng ý giao dịch) và Chăm sóc sau bán (giữ mối quan hệ sau giao dịch). Mỗi giai đoạn cần chiến lược và thông điệp riêng: ví dụ ở giai đoạn Nhận thức ta dùng quảng cáo và nội dung thu hút, sang Cân nhắc ta dùng thông tin chi tiết và testimonial để xây dựng niềm tin. Thiết kế phễu rõ ràng giúp quản lý Lead hiệu quả hơn và tăng tỷ lệ chốt đơn.

• Nên liên hệ với Lead với tần suất như thế nào?
  Hãy duy trì đều đặn nhưng không làm phiền. Ví dụ, bạn có thể gửi email hoặc tin nhắn hỏi thăm 1–2 lần mỗi tuần, xen kẽ vài tuần gọi điện một lần. Điều này giúp bạn luôn hiện diện trong tâm trí khách hàng mà không gây khó chịu. Các chuyên gia nhấn mạnh: liên tục tương tác quan trọng, nhưng tránh gửi quá nhiều tin nhắn quảng cáo vô tội vạ. Mục tiêu là cung cấp thông tin hữu ích ở mức độ vừa phải, không làm Lead “bội thực” thông điệp. Thay vào đó, hãy chu đáo gửi đến họ những bài học, cơ hội hoặc tư vấn thực sự giá trị để họ hào hứng chờ đợi mỗi lần bạn liên hệ.

• Phân biệt phễu marketing và phễu bán hàng?
  Phễu marketing nhằm tạo nhận thức thương hiệu và thu hút khách hàng tiềm năng (như SEO, quảng cáo, PR), trong khi phễu bán hàng tập trung vào theo dõi, nuôi dưỡng và chốt giao dịch với những Lead đã quan tâm. Nói cách khác, marketing funnel giúp Lead biết đến bạn; sales funnel làm cho Lead đó ký hợp đồng. Ví dụ, chiến dịch quảng cáo trên Facebook để thu hút hàng nghìn người vào trang web là hoạt động ở phễu marketing. Khi ai đó đã quan tâm và điền thông tin, phễu bán hàng sẽ tiếp nhận – gọi điện, gặp gỡ và hỗ trợ ký hợp đồng.

• Làm sao để tăng doanh thu từ khách hàng cũ?
  Hãy tận dụng upsell và cross-sell: mời khách mua thêm dịch vụ liên quan hoặc sản phẩm phù hợp. Ví dụ, khách mới mua nhà có thể cần dịch vụ sửa chữa, quản lý cho thuê hay mua thêm căn hộ đầu tư. Bên cạnh đó, xây dựng chương trình khách hàng thân thiết (ưu đãi, quà tặng, sự kiện) cũng thúc đẩy họ giới thiệu bạn bè và tiếp tục dùng dịch vụ. Theo thống kê, bán chéo đúng cách không chỉ tăng doanh thu mà còn gây dựng lòng trung thành và tạo ra giới thiệu – yếu tố quan trọng cho sự phát triển lâu dài.

Nguồn tham khảo: Các kinh nghiệm và chiến lược trên được tổng hợp từ các phân tích và bài học thực tiễn trong lĩnh vực bất động sản và bán hàng, cũng như các nguồn chuyên gia về phễu bán hàng và nuôi dưỡng Lead